Formatarea corecta a unui comunicat de presa face materialul mai interesant pentru reprezentantii media si mai relevant pentru motoarele de cautare. Daca ai spus exact ceea ce voiai sa spui in acest text, pasul urmator este sa te concentrezi asupra felului in care prezinti informatia.

Pentru o formatare corecta a unui comunicat de presa este recomandat sa tii cont de cativa factori importanti:

Majuscule si semne de exclamatie

Un comunicat de presa trebuie redactat in asa fel incat sa sune si sa arate cat mai natural. Daca trebuie sa evidentiezi un anumit cuvant, foloseste majuscule dar nu fa abuz de ele. Evita sa folosesti semnul exclamarii deoarece comunicatul va suna ca un advertorial, ceea ce nu este recomandat.

Rezumatul comunicatului de presa

In unele cazuri, comunicatul de presa este distribuit numai sub forma titlului, linkului spre sursa originala a comunicatului si o scurta prezentare. Acest rezumat se realizeaza intr-un paragraf, in 2-3 propozitii care sa fie relevante pentru cititorii dornici sa afle mai multe detalii.

Data si locul

La inceputul comunicatului de presa, in partea superioara, trebuie mentionata data la care a fost emis comunicatul si, optional, locul. Data este extrem de importanta indiferent de cititor.

Formatarea continutului

Comunicatul de presa nu trebuie formatat in asa fel incat sa necesite un program special pentru a fi vizualizat. Jurnalistii care vor primi un comunicat care are nevoie de reformatare vor renunta probabil la acest material.

Opteaza pentru o spatiere simpla, de un singur rand intre paragrafe, fara alte semne de punctuatie. Comunicatul nu trebuie sa fie greu de parcurs din cauza diverselor sageti, asterisk-uri etc.

Rezuma-te la introducerea unor linkuri simple in comunicatul de presa. Un cod HTML de tip embedded constituie o greseala majora in cuprinsul unui comunicat de presa. Materialul va ajunge in multe surse media, iar multe dintre ele nu vor avea cum sa redea astfel de formatari. Cu cat este mai simpla formatarea, cu atat se reduce riscul de a arata trunchiat in diverse locuri unde este preluat comunicatul.

Cand introduci linkuri in textul comunicatului, densitatea acestora nu trebuie sa fie mare. Un link la 100 de cuvinte este suficient. In caz contrar, comunicatul ar putea fi considerat spam.

Un link util in comunicatul de presa este cel spre site-ul oficial unde exista informatii conexe: galerii de poze, biografii, rezultatele unui sondaj cu o lista lunga de date etc.

Atasamente

Daca trebuie sa adaugi harti sau grafice la comunicatele de presa, in loc sa le pui in continut, pune-le ca atasament la comunicat, in format PDF sau ca fotografii. In acest fel te asiguri ca intregul material se va afisa corect la toata lumea.

In loc sa asezi fotografiile in text, ataseaza-le la comunicatul de presa. Este greu de prelucrat o fotografie care apare intr-un document Word pentru a o salva in .jpeg si pentru a o urca apoi in galeria de imagini din adminul unei publicatii. Jurnalistii care publica comunicate de presa vor sa primeasca pozele separat, salvate cu extensii obisnuite pentru fotografii.

Contact

Incheie comunicatul de presa cu datele de contact cerute de formularul prin care publici acel comunicat. Publicat online, comunicatul de presa protejeaza adresa email. Daca trimiti direct listei de jurnalisti acel comunicat, semnatura ta este suficienta in partea de jos a emailului.